Un dossier de création d'entreprise au Bénin ne se ressemble pas d'une forme juridique à l'autre. Un Établissement ne demande presque rien. Une SARL ajoute un bordereau d'apports. Une SAS ou une SA impose des statuts notariés et des procès-verbaux. Beaucoup d'entrepreneurs préparent leur dossier sur la base d'une liste générique trouvée en ligne, et découvrent au moment du dépôt qu'il leur manque une pièce propre à leur situation.
Cette page se concentre uniquement sur les documents : pour la procédure complète (étapes, coûts, délais), notre guide général de création d'entreprise au Bénin reste la référence.
Quelles sont les pièces communes à toutes les créations ?
Deux constantes, quelle que soit la forme juridique choisie : une pièce d'identité valide pour chaque personne impliquée, et un scan lisible dans les formats acceptés. Au-delà de ce socle commun, chaque document dépend directement de la forme choisie, du nombre d'associés, et de la nationalité des personnes concernées.
Tableau comparatif des documents par forme juridique
Quelles pièces fournir pour créer un Établissement au Bénin ?
C'est le dossier le plus court. Un Établissement n'a pas de statuts à produire, la loi ne l'exige pas pour cette forme.
- Carte d'identité biométrique ou Certificat d'Identification Personnel pour les nationaux
- Passeport en cours de validité pour les étrangers
- Un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois, ou une déclaration sur l'honneur téléchargeable directement sur MonEntreprise.bj
- Une photo d'identité récente, en couleur, sur fond blanc
Pour un étranger, s'ajoute une carte consulaire, un titre de séjour, un e-visa ou une carte de résident.
Quelles pièces fournir pour créer une SARL ou une SUARL au Bénin ?
Pour chaque associé : carte d'identité biométrique ou Certificat d'Identification Personnel, ou passeport pour un étranger.
Pour le ou les gérants : casier judiciaire de moins de 3 mois ou déclaration sur l'honneur, photo d'identité récente.
Pour la société : les statuts, sous seing privé ou notariés au choix des associés, le bordereau de versement ou le tableau des apports, et si le capital comprend de l'argent, la preuve d'un dépôt initial d'au moins un quart du montant déclaré.
Pour la gouvernance, la répartition des parts, la cession et tout ce qui touche au fonctionnement de la SARL au-delà des seuls documents, notre guide complet sur la SARL au Bénin détaille chaque aspect.
Quelles pièces fournir pour créer une SAS ou une SASU au Bénin ?
- Pièce d'identité de chaque associé (CNI, CIP ou passeport)
- Pièce d'identité du président ou dirigeant désigné
- Statuts notariés, obligatoires pour cette forme
- Procès-verbaux de décision, qui formalisent les choix pris par les associés lors de la constitution
- Justificatif du dépôt des apports en capital
Pour la gouvernance, le rôle du président, les clauses statutaires et l'organisation des actions, notre guide complet sur la SAS au Bénin approfondit chaque point.
Quelles pièces fournir pour créer une SA au Bénin ?
Même logique que la SAS, le notaire étant également obligatoire, avec en plus les exigences propres au capital minimum de cette forme, fixé à 10 000 000 FCFA par le droit OHADA.
- Pièce d'identité de chaque actionnaire
- Pièce d'identité du ou des dirigeants
- Statuts notariés
- Procès-verbaux de décision
- Justificatif du dépôt du capital social, dont le montant minimum est légalement fixé pour cette forme
Quels documents fournir lorsque le dirigeant ou un associé est étranger ?
La différence porte sur la pièce d'identité et son complément. Là où un national fournit sa carte d'identité biométrique ou son Certificat d'Identification Personnel, un étranger fournit son passeport en cours de validité, accompagné d'un justificatif de séjour : carte consulaire, titre de séjour, e-visa ou carte de résident.
Deux documents supplémentaires peuvent entrer en jeu selon la situation :
Une traduction. Un document délivré à l'étranger et rédigé dans une autre langue que le français peut nécessiter une traduction avant d'être recevable, sans que nous ayons trouvé de règle générale et systématique sur ce point dans les sources consultées : mieux vaut vérifier au cas par cas.
Une procuration. Si un associé ne peut pas signer lui-même certains actes, notamment les statuts notariés d'une SAS ou d'une SA, une procuration devient nécessaire. C'est un document à part entière, qui doit préciser exactement les actes autorisés.
Pour tout ce qui concerne l'organisation d'une création à distance au-delà des documents eux-mêmes, préparation, légalisation consulaire, gestion depuis l'étranger, notre guide complet pour créer une entreprise au Bénin depuis l'étranger couvre chaque aspect en détail.
Quels documents concernent le siège social ?
L'entreprise doit avoir une adresse réelle au Bénin. Le droit OHADA est clair sur un point : une simple boîte postale ne suffit pas comme siège social, il faut une adresse ou une indication géographique qui permette de localiser concrètement l'entreprise. En dehors de cette exigence de fond, nous n'avons pas trouvé, dans les sources officielles consultées, de justificatif systématique et standardisé du siège exigé au moment du dépôt en ligne, au-delà de l'adresse déclarée dans le formulaire. Si votre situation vous semble particulière, mieux vaut vérifier ce point avant de déposer plutôt que de le supposer.
Quels documents concernent les associés et les dirigeants ?
C'est le point qui crée le plus de confusion. Chaque associé, qu'il soit dirigeant ou non, doit fournir sa pièce d'identité. En revanche, le casier judiciaire ou la déclaration sur l'honneur est demandé au dirigeant (gérant, président ou administrateur selon la forme), pas systématiquement à chaque associé qui ne participe pas à la gestion. Si un même dossier compte cinq associés dont un seul gérant, les quatre autres n'ont en principe qu'à fournir leur pièce d'identité.
La photo d'identité suit la même logique pour l'Établissement et la SARL, où elle est explicitement demandée au promoteur ou au gérant. Pour la SAS et la SA, nous n'avons pas trouvé de confirmation officielle aussi explicite sur ce point précis, une vérification directe reste préférable avant de déposer.
Quels documents concernent les apports et le capital ?
Pour toute société (SARL, SAS, SA), le capital doit être documenté, mais pas de la même façon selon sa nature.
Un apport en numéraire (de l'argent). Il faut la preuve d'un dépôt initial, au moins un quart du montant déclaré pour une SARL ou une SAS. Pour une SA, le capital minimum légal de 10 000 000 FCFA doit être intégralement justifié.
Un apport en nature (un bien, du matériel). Le bordereau ou tableau des apports doit décrire précisément ce qui est apporté. Pour une SAS, au-delà de 5 000 000 FCFA d'apports en nature, l'intervention d'un commissaire aux apports devient obligatoire, ce professionnel produisant alors son propre rapport d'évaluation à joindre au dossier.
Un capital minimum prouvé pour une SARL. Ce n'est pas nécessaire : le montant est aujourd'hui librement fixé par les associés au Bénin, il n'y a donc pas de seuil à justifier, seulement le dépôt du quart si une partie du capital est en numéraire.
Dans quel format préparer les documents ?
Tous les documents doivent être scannés en PDF, JPG ou PNG. La taille maximale autorisée est de 5 Mo par fichier. Une photo floue, un scan penché ou un document coupé sur les bords sont les causes les plus fréquentes de rejet à ce stade, avant même que le fond du dossier soit examiné. Mieux vaut un scan net et lisible qu'une photo couleur prise au téléphone dans une pièce mal éclairée.
Quels documents supplémentaires peuvent être nécessaires selon la situation ?
Au-delà de la liste standard, certaines situations particulières peuvent demander des pièces additionnelles : une autorisation ou une licence sectorielle pour une activité réglementée, un document spécifique lorsqu'une personne morale (une autre société) figure elle-même parmi les associés, ou une traduction lorsqu'un document officiel a été délivré dans une langue autre que le français. Nous n'avons pas trouvé de liste exhaustive et officielle de ces cas particuliers : si votre situation sort du standard, une vérification directe auprès de l'APIEx ou d'un professionnel évite une mauvaise surprise au dépôt.
Ce qui n'est pas à fournir, contrairement à ce qu'on pense
Une affiliation CNSS. Elle n'intervient pas à la création. Elle devient obligatoire seulement à partir du moment où l'entreprise embauche un premier salarié.
Un capital minimum prouvé pour une SARL. Comme le montant est aujourd'hui librement fixé par les associés au Bénin, il n'y a pas de seuil à justifier, seulement le dépôt du quart si une partie du capital est apportée en argent.
Checklist avant le dépôt du dossier
Identité
- Pièce d'identité de chaque personne concernée (associés, dirigeant)
- Passeport et justificatif de séjour si une personne est étrangère
- Photo d'identité récente, si votre forme juridique l'exige
- Casier judiciaire ou déclaration sur l'honneur pour le dirigeant
Société
- Dénomination sociale vérifiée disponible
- Statuts, sous seing privé ou notariés selon la forme
- Procès-verbaux de décision, pour une SAS ou une SA
Siège
- Adresse réelle et vérifiable au Bénin
Capital
- Bordereau ou tableau des apports
- Preuve du dépôt du quart pour un apport en numéraire, selon la forme
- Rapport du commissaire aux apports si les apports en nature dépassent 5 000 000 FCFA (SAS)
Situation internationale
- Justificatif de séjour à jour
- Procuration préparée si un associé ne peut pas signer lui-même
- Traduction des documents étrangers si nécessaire
Avant l'envoi
- Chaque fichier est net, lisible, dans un format accepté (PDF, JPG, PNG), sous 5 Mo
- Les noms sont orthographiés de façon strictement identique sur tous les documents
Les erreurs fréquentes dans la préparation des documents
Un document illisible. Un scan flou ou une photo prise à la va-vite obligent à un nouveau dépôt.
Une pièce d'identité expirée. Une carte ou un passeport périmé au moment du dépôt bloque le dossier même si tout le reste est en règle.
Des informations incohérentes entre les documents. Un nom orthographié différemment sur la pièce d'identité et sur le formulaire attire l'attention et retarde le traitement.
Le mauvais type de pièce pour la mauvaise forme. Fournir des statuts sous seing privé pour une SAS, alors que le notariat est obligatoire pour cette forme, fait perdre du temps.
Un dépôt de capital incomplet. Déclarer un capital en numéraire sans joindre la preuve du dépôt du quart correspondant bloque la validation.
Oublier le rapport du commissaire aux apports. Pour une SAS avec des apports en nature significatifs, l'absence de ce rapport peut invalider le dossier.
Vous avez un doute sur une pièce à fournir ou sur le document adapté à votre situation ? Avant de déposer votre dossier, vous pouvez contacter Yoon pour obtenir des précisions et éviter une erreur qui pourrait entraîner une demande de correction ou ralentir le traitement de votre dossier par l'APIEx.
Besoin d'aide pour créer votre entreprise au Bénin ?
Vous ne savez pas exactement quelles pièces fournir ou comment préparer votre dossier ? Yoon, cabinet juridique digital basé à Cotonou, peut vous accompagner dans vos démarches et vous aider à préparer un dossier cohérent avant son dépôt auprès de l'APIEx.
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FAQ : pièces à fournir pour créer une entreprise au Bénin
Sources officielles
- APIEx / MonEntreprise.bj : Pièces requises pour la création d'entreprise.
- Portail eRegulations Bénin : Procédures officielles de création d'entreprise par forme juridique.
- Portail National des Services Publics du Bénin : Liste de pièces pour les formalités sociétaires à statuts notariés.
- Gouvernement de la République du Bénin : Lancement de MonEntreprise.bj, plateforme de création et de formalisation en ligne.