Un dossier de création d'entreprise au Bénin ne se ressemble pas d'une forme juridique à l'autre. Un Établissement ne demande presque rien. Une SARL ajoute un bordereau d'apports. Une SAS ou une SA impose un passage chez le notaire, avec les pièces qui vont avec. Beaucoup d'entrepreneurs préparent leur dossier sur la base d'une liste générique trouvée en ligne, et découvrent au moment du dépôt qu'il leur manque une pièce propre à leur situation.
Voici la liste exacte, forme par forme, vérifiée sur les pages officielles de l'APIEx et de MonEntreprise.bj.
Les pièces à fournir en bref
Pour toutes les formes, deux constantes : une pièce d'identité valide pour chaque personne impliquée, et un scan lisible en PDF, JPG ou PNG de moins de 5 Mo par fichier. Ensuite, tout dépend de la forme choisie.
Documents pour créer un Établissement au Bénin
C'est le dossier le plus court. Un Établissement n'a pas de statuts à produire, la loi ne l'exige pas pour cette forme. Voici ce que l'APIEx demande :
- Carte d'identité biométrique ou Certificat d'Identification Personnel pour les nationaux
- Passeport en cours de validité pour les étrangers
- Un extrait de casier judiciaire de moins de 3 mois, ou une déclaration sur l'honneur téléchargeable directement sur MonEntreprise.bj
- Une photo d'identité récente, en couleur, sur fond blanc
Pour un étranger, s'ajoute une carte consulaire, un titre de séjour, un e-visa ou une carte de résident.
Documents pour créer une SARL ou une SUARL au Bénin
Contrairement à l'Établissement, la SARL crée une société avec une existence juridique propre, donc le dossier s'étoffe un peu.
Pour chaque associé :
- Carte d'identité biométrique ou Certificat d'Identification Personnel, ou passeport pour un étranger
Pour le ou les gérants :
- Casier judiciaire de moins de 3 mois ou déclaration sur l'honneur
- Photo d'identité récente en couleur, fond blanc
Pour la société :
- Les statuts. Pour une SARL au Bénin, le recours à un notaire n'est pas obligatoire : des statuts sous seing privé, une expression qui désigne simplement un contrat signé entre les parties sans intervention d'un notaire, peuvent suffire légalement. Encore faut-il qu'ils soient rédigés avec soin, car un document standard ne couvre pas toujours les clauses spécifiques à votre configuration d'associés, la répartition du pouvoir ou les conditions de sortie. Le passage chez le notaire reste possible si vous le souhaitez, mais il n'est pas imposé.
- Le bordereau de versement ou le tableau des apports, qui récapitule ce que chaque associé met dans la société
- Si le capital comprend de l'argent (par opposition à un apport en nature comme du matériel), la preuve d'un dépôt initial d'au moins un quart du montant déclaré
Documents pour créer une SAS au Bénin
Ici, l'APIEx impose le passage chez un notaire pour la rédaction des statuts, contrairement à la SARL. Le dossier ressemble à celui d'une SARL mais avec des pièces supplémentaires liées à cette notarisation :
- Pièce d'identité de chaque associé (CNI, CIP ou passeport)
- Pièce d'identité du président ou dirigeant désigné
- Statuts notariés
- Procès-verbaux de décision, qui formalisent les choix pris par les associés lors de la constitution
- Justificatif du dépôt des apports en capital
Le passage chez le notaire ajoute une étape que la SARL n'a pas : il faut prendre rendez-vous, ce qui influence directement le délai global, même si le traitement du dossier à l'APIEx lui-même reste rapide une fois tout réuni.
Documents pour créer une SA au Bénin
Même logique que la SAS puisque le notaire est également obligatoire ici, avec en plus les exigences propres au capital minimum de cette forme, fixé à 10 000 000 FCFA par le droit OHADA.
- Pièce d'identité de chaque actionnaire
- Pièce d'identité du ou des dirigeants
- Statuts notariés
- Procès-verbaux de décision
- Justificatif du dépôt du capital social, dont le montant minimum est légalement fixé pour cette forme
Quels documents doit fournir le dirigeant
Le terme change selon la forme, mais la logique reste la même : la personne qui dirige au quotidien doit prouver son identité et, dans la plupart des cas, produire un casier judiciaire ou une déclaration sur l'honneur.
Pour une SARL, c'est le gérant. Pour une SAS, c'est le président. Pour une SA, cela peut être un directeur général ou un président du conseil selon l'organisation choisie dans les statuts. Dans tous les cas, ces pièces concernent la ou les personnes qui auront le pouvoir de signer au nom de la société, pas nécessairement tous les associés.
Quels documents doivent fournir les associés
C'est le point qui crée le plus de confusion. Chaque associé, qu'il soit gérant ou non, doit fournir sa pièce d'identité. En revanche, le casier judiciaire ou la déclaration sur l'honneur est demandé au dirigeant, pas systématiquement à chaque associé qui ne participe pas à la gestion. Si un même dossier compte cinq associés dont un seul gérant, les quatre autres n'ont en principe qu'à fournir leur pièce d'identité.
Documents pour créer une entreprise au Bénin quand on est étranger
Un ressortissant étranger peut créer n'importe laquelle de ces formes au Bénin. La différence porte uniquement sur la pièce d'identité et son complément.
Là où un national fournit sa carte d'identité biométrique ou son Certificat d'Identification Personnel, un étranger fournit son passeport en cours de validité, accompagné d'un justificatif de séjour : carte consulaire, titre de séjour, e-visa ou carte de résident. Pour le reste du dossier, statuts, casier judiciaire, bordereau d'apports, les exigences sont identiques à celles d'un national, selon la forme juridique choisie.
Une personne qui réside à l'étranger et ne peut pas se déplacer peut effectuer l'essentiel de la démarche à distance, la plateforme étant en ligne. Le point à anticiper concerne le passage chez le notaire pour une SAS ou une SA : s'il n'est pas possible de se présenter en personne, une procuration devient nécessaire.
Documents pour le siège social
L'entreprise doit avoir une adresse réelle au Bénin. Le droit OHADA est clair sur un point : une simple boîte postale ne suffit pas comme siège social, il faut une adresse ou une indication géographique qui permette de localiser concrètement l'entreprise. En dehors de cette exigence de fond, nous n'avons pas trouvé, dans les sources officielles consultées, de justificatif systématique et standardisé du siège exigé au moment du dépôt en ligne, au-delà de l'adresse déclarée dans le formulaire. Si votre situation vous semble particulière, mieux vaut vérifier ce point avant de déposer plutôt que de le supposer.
Ce qui n'est pas à fournir, contrairement à ce qu'on pense
Certains entrepreneurs préparent des documents qui ne sont finalement pas nécessaires à ce stade.
Une affiliation CNSS. Elle n'intervient pas à la création. Elle devient obligatoire seulement à partir du moment où l'entreprise embauche un premier salarié. Inutile de s'en occuper avant.
Un capital minimum prouvé pour une SARL. Comme le montant est aujourd'hui librement fixé par les associés au Bénin, il n'y a pas de seuil à justifier, seulement le dépôt du quart si une partie du capital est apportée en argent.
Formats de fichiers acceptés
Tous les documents doivent être scannés en PDF, JPG ou PNG. La taille maximale autorisée est de 5 Mo par fichier. Une photo floue, un scan penché ou un document coupé sur les bords sont les causes les plus fréquentes de rejet à ce stade, avant même que le fond du dossier soit examiné. Mieux vaut un scan net en noir et blanc lisible qu'une photo couleur prise au téléphone dans une pièce mal éclairée.
Comment déposer son dossier en ligne
- Créer un compte sur MonEntreprise.bj.
- Vérifier la disponibilité du nom de l'entreprise.
- Choisir la forme juridique.
- Renseigner les informations demandées : objet social, siège, associés, capital.
- Téléverser chaque pièce dans le format attendu.
- Régler les frais administratifs en ligne, par Mobile Money, Celtiis Cash ou carte bancaire.
- Suivre l'avancement du dossier depuis le compte.
- Télécharger le RCCM et l'IFU une fois le dossier validé.
Les erreurs qui font rejeter ou retarder un dossier
Un document illisible. Un scan flou ou une photo prise à la va-vite obligent à un nouveau dépôt.
Une pièce d'identité expirée. Une carte ou un passeport périmé au moment du dépôt bloque le dossier même si tout le reste est en règle.
Des informations incohérentes entre les documents. Un nom orthographié différemment sur la pièce d'identité et sur le formulaire attire l'attention et retarde le traitement.
Une dénomination sociale non vérifiée à l'avance. Si le nom choisi est déjà pris, tout le dossier doit être repris avec un autre nom.
Le mauvais type de pièce pour la mauvaise forme. Fournir des statuts sous seing privé pour une SAS, alors que le notariat est obligatoire pour cette forme, ou l'inverse, fait perdre du temps.
Un dépôt de capital incomplet. Déclarer un capital en numéraire sans joindre la preuve du dépôt du quart correspondant bloque la validation.
Vous avez un doute sur une pièce à fournir ou sur le document adapté à votre situation ? Avant de déposer votre dossier, vous pouvez contacter Yoon pour obtenir des précisions et éviter une erreur qui pourrait entraîner une demande de correction ou ralentir le traitement de votre dossier par l'APIEx.
Besoin d'aide pour créer votre entreprise au Bénin ?
Vous ne savez pas exactement quelles pièces fournir, quelle forme juridique choisir ou comment préparer votre dossier ? Yoon, cabinet juridique digital basé à Cotonou, peut vous accompagner dans vos démarches et vous aider à préparer un dossier cohérent avant son dépôt auprès de l'APIEx.
Contactez Yoon pour obtenir un accompagnement adapté à votre situation.
FAQ : pièces à fournir pour créer une entreprise au Bénin
Sources officielles
- APIEx / MonEntreprise.bj : Pièces requises pour la création d'entreprise.
- Portail eRegulations Bénin : Procédures officielles de création d'entreprise par forme juridique.
- Portail National des Services Publics du Bénin : Liste de pièces pour les formalités sociétaires à statuts notariés.
- Gouvernement de la République du Bénin : Lancement de MonEntreprise.bj, plateforme de création et de formalisation en ligne.